回單服務? ?

回單服務,回單管理,簽收回單,代簽回單

簽收貨物回單是鴻源泰物流公司在客戶的貨物送達、收貨方正常簽收以后,為客戶提供簽收回單返回始法地的服務。

現代企業的競爭趨于一種白熱化的狀態,企業與企業的合作一定程度完全是一種信譽的經營,鴻源泰物流通過不同客戶的物流回單管理服務總結出了一套全面的回單管理模式,為現代企業的信譽經營提供了保障。

一、簽收回單的定義

簽收回單是發貨客戶在鴻源泰物流公司托運貨物后,鴻源泰物流公司將貨物送達客戶處,收貨客戶正常簽收后,為客戶提供原件簽收單返還的服務。例如,客戶甲通過物流公司托運衣服給客戶乙,為證明物流公司已按要求將衣服完好交給乙,物流公司必須向甲出示乙已經收到的憑證,這憑證就是客戶乙簽收的簽收單。通常情況下簽收回單是作為結款的依據。

二、分類

根據簽收回單的來源和返回方式,簽收回單可分為四類。

1.原件簽收

2.原件傳簽

3.網點簽單

4.網點傳簽

三、始發部門簽收單操作

1.簽收單標準制作

(1)在制作簽收單時必須要寫上:代單號、目的站、收貨人、收貨人電話、簽收單種類。如簽收單種類為原件簽收時,必須蓋部門原件簽收回單專用章,便于到達部門分類管理,便于辨認。

(2)在填開簽收單時,系統將提示是否需要打印簽收單信封,直接打印即可;對于有個性化要求的客戶,必須在打印前填寫好具體的個性化要求,確保到達部門清楚相關信息。

2.簽收單制作輔助措施

將簽收單信息包括代單號、目的站、收貨人、收貨人電話、簽收單種類、原件簽收回單專用章(簽收單種類是原件簽單的)以及發貨方的個性化要求(第1條標準)打印在一張白紙上,與簽收單一并裝人信封內。如出現簽收單信封丟失時,仍然能夠正確引導客戶填寫簽收單,降低簽收單不合格率。

3.簽收單交接

始發部門貨物出港時,部門人員必須將簽收單交接給司機,并讓司機在單據交接單上簽名確認,保證貨單同行。

4.簽收單跟進與檢查

每日對本部門發出貨物的簽收單進行跟蹤(運單號、目的站、走貨方式、客戶資料、規定返回日期、實際返回日期等,及時與運作中心“簽收回單”管理員核對返回情況),并做好相關記錄,對逾時未返簽收單進行督促返回。主要核實兩項內容:一是核實簽收回單原件及信封制作標準是否規范與合格;二是核實終端部門返回簽收單的數量(應返與實返數量是否一致)及簽收是否正常,并對簽收單分類整理、妥善管理,做好相關記錄工作。

四、運作中心簽收單操作

1.簽收單交接

車輛進港運作中心后,司機將簽收單交接給相關柜臺人員并進行交接確認。

2.簽收單檢查

(1)檢查簽收單制作是否合格,包括簽收單信封上是否打印有代單號、目的站、收貨人、收貨人電話、簽收單種類、個性化需求。

(2)開單有原件簽單的,檢查始發部門是否蓋有部門原件簽收回單專用章。

(3)如發現簽收單制作不合格,將簽收回單缺失信息進行補充,到合格為止,并及時將異常情況通過“異常信息”模塊進行反饋。

3.簽收單分撥交接

根據貨物目的站,對簽收單進行分撥,保證貨物出港時,貨單同行。核對“簽收回單”原件是否按規定操作(即原件“簽收回單”隨單同行),并與司機交接確認。

4.簽收單跟進催返

每日對已簽收逾時未返和項目客戶特殊返回時效要求的簽收單進行催返并跟進返單情況。

5.簽收單的返回交接

簽收單管理員對終端部門返回簽收單進行交接確認。

6.返回簽收單的檢查

(1)檢查簽收單返回數量是否正常,有遺漏在異常反饋時間內反饋給上一環節;

(2)簽收單簽收是否合格,不合格則返回重簽;

(3)檢查終端部門是否將已簽收的簽收單掃描圖上傳至NIS系統,且核實是否合格。

7.返回營業部

對檢查合格的簽收單進行分撥返回,并做好交接。

8.統計分析

統計當日簽收單返回情況,將應返回票數、未及時返回票數、返回及時率、未返回明細表上報至時效管理部簽收單管理員;對簽收單掃描不合格的及時反饋異常,并做成表格上報至時效管理部簽收單管理員備案。

五、終端部門簽收單操作

1.簽收單交接

車輛到達終端部門后,司機必須將簽收單交接給柜臺人員進行交接確認。如該貨需中轉外發,外發時,終端部門需將貨物簽收單交接至外發公司,保證貨單同行,并要求外發公司按照簽收單信封上的要求引導收貨方簽收,并在規定時間內返回終端部門。

2.簽收單檢查

終端部門柜臺工作人員必須檢查簽收單信封制作是否合格,如不合格,應及時反饋異常信息至上一環節。

3.簽收單標準簽收

送貨或自提貨的情況,在客戶簽收時,終端部門人員應引導客戶按要求填寫簽收單。如是外請車送貨,營業部務必對外請司機培訓到位,按標準要求簽收。

4.簽收單催返(中轉外發)

簽收單管理員每日對已簽收逾時未返和項目客戶特殊返回時效要求的簽收單進行催返并跟進返單情況。

5.簽收單掃描

對已簽收的簽收單進行掃描上傳NIS系統,如不合格必須配合始發部門進行重簽或

補簽。

6.整理返回

整理部門每天已簽收的簽收單,并在公司規定時間內返回至運作中心。

六、整車業務簽收單操作

(1)對于公司所有整車業務,又有簽收單返回要求的情況,如該整車經過公司自有網點時,簽收回單返回責任由公司自有網點承擔,返回時效與專線貨物返回時效一致。

(2)對于公司所有整車業務,又有簽收單返回要求的情況,如該整車不經過公司自.有網點時,簽收回單的返回責任由該整車業務司機承擔;若該車輛為外請車輛,則由請車部承擔,請車人員在請車時,必須將支付司機整車運費15%先行扣壓,要求在簽收后15天內,憑簽收回單進行結算。

七、簽收單操作的注意事項

(1)在制作原件簽收單時必須要寫上:代單號、目的站、收貨人、收貨人電話、原件簽收回單專用章。方便到達部門對簽收單進行分類,并便于辨認。

(2)對于有個性化要求的客戶,必須在打印前填寫好個性化要求,確保到達部門能清楚明了地看到相關的信息。

(3)到達部門必須按照系統內或者簽收單信封上的注意事項正確引導客戶在簽收單上簽名。

(4)原件簽收單和網點簽收單一律不得返回復印件,除非是開單部門備注要求返回

復印件。

(5)一旦貨物出現異常則客戶會拒簽簽收單,送貨員要盡量說服客戶至少要簽新邦出倉單,并寫明異常簽收、實際收貨件數、異常情況;并將異常情況告知始發部門,由始發部門通知發貨人進行處理。

(6)對于始發部門不能補單的,則征得始發部門同意返回出倉單或返回客戶的收貨憑條。

(7)簽收單返回有相應時效,列入營業部績效考核。

(8)各節點標準交接和檢查是有效保證簽收回單安全與合格的措施,上環節對簽收回單的跟進是對下一節點的監督。

 
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